domingo, 20 de noviembre de 2011

LA FORMACIÓN DE EQUIPOS DE ALTO DE DESEMPEÑO Y MI CASA


"Formando Equipos de Alto Desempeño: no perdemos, no empatamos, todos los partidos los ganamos".
Uno de los sueños infantiles más comunes de las niñas es vivir como una reina en un castillo, cuando niña yo también tuve este sueño. Una vez adulta me di cuenta que en la vida es importante soñar, pero más importante es saber construir los sueños en realidad.
En el camino a construir mis sueños, la vida me cruzo con el que hoy es mi esposo, pieza clave en mi equipo, con el cual trabajo hombro a hombro. Hoy ambos trabajamos en nuestro segundo gran proyecto, la construcción de nuestra casa.
Desde un inicio nos complementamos como un equipo de alto desempeño, especialmente porque teníamos el mismo objetivo en común, el cual es tener un techo propio, que le dé seguridad y tranquilidad a nuestra familia, así como en las empresas que logran desarrollar equipos de alto desempeño, tener un objetivo en común es un requisito indispensable, ya que garantiza que todos orientarán sus esfuerzos hacia el mismo rumbo.
Las metas que nos unen a ambos, nos han llevado a realizar sacrificios con la finalidad de llegar a alcanzarlas, pero lo que para muchos es un sacrificio, nosotros lo visualizamos como un paso muy importante hacia la felicidad y el bienestar, esto ha implicado sobre todo tiempos de ahorro, cero lujos, compras limitadas y pocos paseos, pero esto nos ha unido más y a la vez nos ha convencido más de seguir adelante; igualmente los equipos de alto desempeño, están formados por personas que han tenido que superar pruebas, quizás cambios que en algún momento, han atentado contra su seguridad, pero que al superar dicha condición, el grupo se ha transformado, son más unidos y leales.
En la construcción de nuestra casa, se nos han presentado muchas situaciones y acontecimientos, que en algunos momentos hemos sentido que no somos capaces de resolver, sin embargo una de nuestras estrategias ha sido definir las fortalezas y debilidades de cada uno, lo que nos ha permito alternarnos para que el que posee mejores cualidades para resolver dicha situación, lidere y proponga alternativas, al igual que en este caso, en los equipos de alto desempeño, los miembros tienen características diferentes, las cuales aprovechan de la mejor forma en momentos oportunos, lo que les ayuda a ser más efectivos.
En este mismo sentido, debo resaltar como una de las habilidades que más hemos necesitado para seguir adelante, la de resolver conflictos, las situaciones a resolver han sido muchas y difíciles, incluso han comprometido el hecho de seguir adelante o no con nuestra casa, sobre todo en la primera etapa de financiamiento por parte de un banco, en la cual por un error de la ejecutiva que nos atendía, el crédito se vio afectado, en tan situación tuvimos que sacar a relucir nuestras mejores cualidades de negociación y proponer una solución viable tanto para nosotros como para el banco, la cual fue aceptada; esta es una realidad del día a día de los equipos de alto desempeño, la resolución de conflictos se presenta en muchas y diversas oportunidades y al contrario de representar una amenaza, es una oportunidad de fortalecer las relaciones interpersonales de los miembros que lo conforman. Pablo Lledó indica:
“La gestión de los conflictos es una de las cualidades más importantes que debe tener el DP. Los conflictos son inevitables y si esas opiniones contrapuestas son bien manejadas, puede ser algo positivo para el proyecto, ya que habrá mayor creatividad y productividad”

Parte de las experiencia que hemos tenido, también nos han llevado a tomar decisiones difíciles para ambos, una de estas decisiones fue la de determinar no trabajar con un amigo, pues nos habían llegado malos comentarios sobre su trabajo, esta no fue una decisión fácil, tuvimos que investigar, escuchar más opiniones y aun así no era una decisión fácil, porque se trataba de una persona con la que habíamos compartido en muchas oportunidades y a la que le tenemos mucha estima. Decidimos enfrentarlo y hacerle saber todas las cosas que sabíamos sobre su trabajo, no se puede negar que el momento fue muy difícil e incluso triste, pero el profesionalismo de ambas partes nos ayudó a comprender que la mejor decisión en ese momento era terminar la relación laboral, sin comprometer el proyecto de construir nuestra casa ni la amistad, porque ante todo prevaleció la honestidad; en los equipos de proyectos, muchas veces los gerentes deben enfrentar decisiones como ésta, para que el resto del grupo no se vea afectado ya sea por una mala actitud de la persona que se va a separar del equipo o simplemente, porque esta persona no cumplió con las expectativas, separar a un colaborador nunca representa algo cómodo de hacer, pero debe tomarse esta determinación en el momento oportuno, impidiendo que las raíces del problema sean profundas e imposibles de extraer.
Ya en el proceso de construcción, una de las habilidades que más efectivamente debemos utilizar es la comunicación e inteligencia emocional, resulta que la construcción es liderada por un maestro de obras muy competente, pero al cual no le gustan los cambios, pero precisamente, los cambios son pan de casi todos los días, aunque hay un plano el cual es la base que guía sobre todo la estructura y diseño de la casa, cuando se trata de cosas como la estética, la iluminación y las formas, nosotros queremos lo mejor, muchas veces nos inspiramos en consejos, otras veces en revistas y le comunicamos nuestros deseo de cambio, con la sorpresa de que a nuestro maestro de obras no le gusta realizar dichos cambio e incluso estas peticiones lo sacan de sus casillas fácilmente, es aquí donde la inteligencia emocional de mi esposo ha triunfado, él ha sabido  comunicarse de una forma en la cual lo ha hecho sentir, al maestro de obras, comprendido y apoyado y la actitud de inmediato ha cambiado, transformándose en un aliado clave para nuestra satisfacción,  de forma simplista, podríamos haber optado por ponernos en las mismas condiciones que él, y el resultado serían desacuerdos, malos entendidos, peleas y mal ambiente. En las empresas que cuentan con equipos de alto desempeño, una de las principales características de sus líderes es la comunicación efectiva, aunado a la inteligencia emocional, condición necesaria para administrar de forma efectiva las relaciones interpersonales del equipo.
En la etapa final en la cual nos encontramos, hemos aprendido a celebrar nuestros logros, porque hemos comprendido que de forma separada nuestras capacidades son más limitadas y que posiblemente sin el apoyo de uno para el otro, sin la solidaridad y la comprensión que existe, no podríamos haber llegado donde nos encontramos, conocemos nuestras cualidades y sabemos que hemos dado más del 100% y eso es para nosotros un motivo de orgullo y satisfacción, es este requisito indispensable en los equipos de proyectos, tiene la función de motivar y estimular al equipo, es una forma de unir a los integrantes y de revitalizarlos para continuar con nuevas energías en el camino a la meta.
Trabajar en con equipos de alto desempeño no sólo es necesario, sino satisfactorio, brinda la posibilidad de conocer nuevas y mejores formas de hacer las cosas, se logra hacer todo de forma satisfactoria, porque a la misma vez de ser una responsabilidad, se transforma en una privilegio, los administradores de proyectos, debemos enfocarnos a la formación de equipos de alto desempeño, como una manera de acercarse más al éxito en los proyectos.

domingo, 13 de noviembre de 2011

SINTESIS CAPITULOS 10 DEL LIBRO DIRECTOR PROFESIONAL DE PROYECTOS DE PABLO LLEDO Y LA GUIA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECIÓN DE PROYECTOS DEL PMI

La principal habilidad de un DP es saber comunicar. No importa qué título tengas y en qué profesión te hayas especializado, si no aprendes a comunicar de manera efectiva no conseguirás proyectos exitosos”.[1]

Con este párrafo, se hace referencia a la importancia de la comunicación entre los seres humanos, pues las diferencias y desacuerdos se originan en la falta de entendimiento entre las personas. La comunicación exige algo más que intercambio de ideas; también es un intercambio de sentimientos, de actitudes, y de emociones.
La comunicación exige además que se tomen en cuenta algunos aspectos como:
·         Elegir el lugar y el momento adecuados
·         Cuidar la comunicación no verbal
·         Ser breve.
·         Evitar las generalizaciones
·         Ser específico.
·         No hablar del pasado.
·         No ir acumulando emociones negativas sin comunicarlas
·         Discutir los temas de uno en uno

Y a la vez presenta una serie de barreras que dificultan las comunicaciones:
·         Falta de conocimiento mutuo.
·         Cansancio.
·         Pocos intereses en común.
·         No saber escuchar.
·         Preocupaciones y estados nerviosos.
·         Miedo a la reacción del otro.
Específicamente hablando sobre la comunicación en los proyectos, ésta puede concretar o deshacer proyectos. Los administradores de proyectos tienen la responsabilidad de construir modelos de comunicación sólida para la consecución de los objetivos planteados, vistos éstos como alcanzar los requerimientos de los interesados, con la calidad requerida, bajo el presupuesto establecido, en el tiempo establecido.
El ambiente en el que se desenvuelven actualmente los proyectos dificulta aún más las comunicaciones, pues aunque la tecnología permite traspasar barreras como la distancia, también trae consigo dificultades que tiene que ver con la multicultura, la cual es un reto que obliga al establecimiento de un modelo de comunicación global, cuyos objetivos son:
  • Proporcionar comunicación precisa y concisa
  • Involucrar a todos los stakeholders necesarios y mantener contacto regularmente para mantener transparencia durante todas las transacciones.
  • Tener canales claros de comunicación con roles y responsabilidades bien definidas.
  • Facilitar revisiones y retroalimentación de las entregas de proyectos y el rendimiento del proyecto ya sea interna o externamente.
  • Aclarar dudas, superar desafíos y prevenir riesgos que afecten al proyecto
  • Crear una relación de confianza entre las partes.
  • Entrenar, motivar y asesorar los equipos del proyecto.
Ahora bien, al realizar una comparación del abordaje que le da a este tema el Project Management Institute en la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, en su cuarta edición con respeto a Paul Leido en su libro Director profesional de proyectos: como aprobar el PMP® sin morir en el intento en su segunda edición, es relevante antes mencionar que desde el punto de vista de estructura Lledó claramente expresa, al inicio de su obra, que está basada en la Guía del PMBOK, por lo que la estructura general es muy similar.
La principal diferencia que se puede mencionar entre ambas obras, no tiene que ver con el contenido, sino con el enfoque, pues la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos es el compendio de las buenas prácticas generalmente aceptadas para la dirección de proyectos, mientras Lledó le da un enfoque pedagógico y por ello incorpora elementos como tips, consejos, ejercicios, preguntas rápidas.
Como ya se mencionó en cuanto a contenido ambas obras abordan el tema de una forma muy similar y se destaca como su principal similitud el alcance del tema, en el cual se describen los cinco procesos de la gestión de las comunicaciones, los cuales son:

·         Identificar a los interesados
·         Planificar las comunicaciones
·         Distribuir la información
·         Gestionar las expectativas de los interesados
·         Informar el desempeño

Pero para hacer un mejor análisis de la forma como se estudia dicho tema en ambos textos, se hará una comparación por medio de cuadros, en los cuales se señalan sus similitudes y diferencias.

Identificar a los interesados
  
Planificar las comunicaciones.


Distribuir la información

Gestionar las expectativas de los interesados


Informar el desempeño

A modo de conclusiones es substancial referirse a la importancia de abordar a tiempo las inquietudes de los interesados a fin de anticipar a problemas futuros, lo cual permite hacer una evaluación anticipada de los riegos, a fin de evitar que se presenten en el proyecto.
La gestión activa de las expectativas disminuye el riesgo de que el proyecto no alcance sus objetivos.
Otro aspecto que no puede pasar por alto tiene que ver con la planificación, es así como menciona Lledó que: “No deberíamos comenzar a comunicar sobre la marcha, planificar las comunicaciones en forma eficiente es ser proactivo”.
 La Guía de PMBOK, menciona al respecto que una planificación incorrecta de las comunicaciones conducirá a problemas tales como demoras en la entrega de mensajes, la comunicación de información sensible a la audiencia equivocada o falta de comunicación con algunos de los interesados involucrados.
De allí que como administradores de proyectos debemos tratar este tema con la importancia debida, pues la diferencia entre el éxito o el fracaso en los proyectos puede ser la comunicación.


Bibliografía.
Ángel A. Marcuello García. HABILIDADES DE COMUNICACIÓN: Técnicas para la Comunicación Eficaz. Obtenido el 12 de noviembre de la página http://www.psicologia-online.com/monografias/5/comunicacion_eficaz.shtml
P. Felipe. La importancia de la comunicación. Obtenido el 11 se noviembre de la página http://es.catholic.net/celebraciones/119/64/articulo.php?id=10692
Suresh Malladi. Fomentando la Comunicación del Proyecto -
Es planeación, proceso y gente. Obtenido el 11 de noviembre de la página http://www.liderdeproyecto.com/articulos/fomentando_la_comunicacion_del_proyecto.html






[1] Paul Leido Director profesional de proyectos: como aprobar el PMP® sin morir en el intento. 2a ed. – Victoria, BC, Canadá: el autor, 2009.

domingo, 6 de noviembre de 2011

LOS DESAFÍOS DEL GERENTE DE PROYECTOS EN LA SELECCIÓN DE PERSONAL

Al definir los proyectos como un esfuerzo temporal que se lleva cabo para crear un producto, servicio o resultado único, se hace referencia, de forma implícita al rol tan importante del recurso humano en la administración de proyectos, pues esta tarea aún no ha podido ser reemplazada por una máquina o avance tecnológico. Es decir, se parte del hecho de reconocer la relación inseparable que existe entre el ser humano y los proyectos, ya que éstos son parte de la naturaleza humana misma, han sido la forma en la cual por milenios ha organizado y ejecutado su avance. Por ejemplo las civilizaciones antiguas como la egipcia, de la cual la historia cuenta como sus grandes construcciones, que hoy nos llenan de admiración, fueron realizadas en su momento por diferentes faraones como parte de algún plan o ambición personal.
Pero esta relación tan estrecha entre los proyectos y las personas no exime de la existencia de múltiples desafíos para los administradores de proyectos, una de ellas se liga al proceso mismo de selección del personal idóneo.
Los principales desafíos que se presentan están ligados a las restricciones mismas de los proyectos, es decir alcance, tiempo, costo y calidad. Alcance, tiempo y calidad para escoger las personas adecuadas, que ayudaran a llevar el proyecto en el rumbo correcto, con la calidad esperada, en el tiempo esperado; para contratar las personas con estas competencias, se requiere invertir tiempo y recursos, los cuales para cada proyecto tienen un límite y es por eso este el primer desafío al que deben enfrentarse los gerentes de proyectos en la selección de personal.
Otro desafío importante al que se enfrentan es a la estructura de la organización. Si la estructura adoptada es funcional, el gerente de proyectos debe negociar con los gerentes funcionales por los mejores recursos humanos que necesita, dependiendo muchas veces de las relaciones que existan con estos gerentes funcionales y los resultados de la negociaciones o la misma disponibilidad de las personas, así serán los recursos humanos obtenidos para el proyecto. Si la estructura de la organización es proyectizada, los gerentes de proyectos deben compartir, negociar y hasta competir por los mejores recursos humanos contra otros gerentes de proyectos, cada uno tratará que su proyecto cuente con los mejores colaboradores y esto los llevará en ocasiones a no contribuir con otros gerentes.
 Al interior de la organización, además se debe tomar en cuenta aspectos como las políticas, normas, ambiente y cultura organizacional, éstos también pueden representar un desafío importante para la selección de personal, así por ejemplo al interior de la empresa se podrían presentar aspectos normativos de vestimenta o apariencia y que de alguna forma limite la contratación de personas que podrían tener mucha capacidad, pero que no cumplen con este requisito normativo. Otro ejemplo claro se da en las empresas del sector público las cuales deben apegarse a leyes y principios administrativos del sector público, en  los cuales la mayoría de veces los criterios prevalecientes tienen que ver con aspectos económicos, además de que en gran cantidad de ocasiones las contrataciones deben sacarse a concurso y cumplir con todos los requisitos que la administración pública establece, por lo que este aspecto representa un desafío para los administradores de proyectos, los cuales deben sobrepasarlos y contratar a las personas idóneas para el puesto.
Otros desafíos que no pueden pasarse por alto, tienen que ver con aspectos externos a la organización, como la capacidad de la fuerza laboral, la legislación en materia laboral, la cultura y multicultura, globalización, tecnología e incluso tendencias como la responsabilidad social empresarial. Basta con ver los periódicos a nivel nacional en los cuales una de las mayores quejas de las empresas costarricenses es que carecen de candidatos con una mayor capacitación técnica y dominio del inglés. En el documento  Mercado laboral y diálogo social en Costa Rica de la CEPAL en su página 11 cita: “Una de las vulnerabilidades asociadas con la economía global es que el empleo sigue siendo un bien escaso y sujeto a múltiples incertidumbres. La rapidez del cambio tecnológico, el desarrollo de estrategias empresariales más proactivas para enfrentar los cambios en el contexto, y la creciente deslocalización productiva, hace que los conocimientos adquiridos  se vuelvan obsoletos más rápidamente y que ciertos trabajadores pierdan sus empleos si no se tiene una orientación de educación para toda la vida”.
Los cambios asociados tanto a la tecnología como a la globalización, han creado una brecha generacional, la cual hoy se enfrenta al reto de reducirla, que a la misma vez es un desafío tanto para empresas en general en materia de contratación, como para los gerentes de proyectos quienes ven reducida la oferta de personal en el mercado por no contar con los conocimientos requeridos.
Pero sin duda alguna, el principal desafío que hoy enfrentan los administradores de proyectos tiene que ver con la aplicación de las herramientas y criterios para la selección de personal idóneo, bajo un modelo por competencias. Primero que nada es importante destacar que este modelo es integral, por lo que el primer desafío en su aplicación efectiva es la consistencia que debe existir entre lo que la empresa dice y lo que práctica, desde el más alto nivel, hasta el más bajo, es así como indica Martha Alicia Alles en el documento Perfil del puesto por competencia, página 1: “Si la empresa trabaja por competencias es necesario entrevistar y seleccionar en función de ellas”.
Ahora bien, el segundo desafío, en cuanto a la aplicación del modelo por competencias, es a la elaboración de un adecuado perfil por competencias, ya que es trascendental que esta actividad se realice de forma detallada y consciente y en este punto el aspecto fundamental es identificar las competencias dominantes de cada puesto, es decir aquellas más importantes, esto nos permitirá orientar de forma correcta las entrevistas que se realicen a los candidatos. Es en este punto donde se identifica el tercer desafió en la aplicación de este modelo de gestión por competencias para la selección de personal y tiene que ver con la entrevista misma, este es el momento cumbre en el cual ya sea que el mismo gerente del proyecto o por medio de la delegación de esta responsabilidad, se apliquen criterios adecuados, orientados especialmente a evitar que no se seleccione a una persona con potencial, basándose en una intuición o mera impresión, o por el contrario, evitar la selección de personal no apto para los fines del proyecto, para ello es vital que el entrevistador a cargo tome los insumos del perfil de puestos por competencias y prepare de forma profesional y consciente la entrevista. Por lo tanto se podría decir que este desafío se puede plantear como la necesidad de superar las barreras de lo subjetivo y la mera impresión, para aplicar de forma adecuada los criterios y herramientas de la selección basado en competencias, este es uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan los gerentes de proyectos.
Finalmente es imperante mencionar que en materia de selección de personal, los gerentes de proyectos deben enfrentarse a un mundo dinámico, en el cual la evolución va al ritmo de la ciencia y la tecnología, por ello deben ser personas proactivas, con gran capacidad de apertura al cambio y que hagan de estas condiciones una ventaja para los proyectos. Como bien es sabido hoy en día internet por medio de sus redes sociales le da a los gerentes una herramienta muy importante, en la cual pueden apoyarse para obtener beneficios para los proyectos, pero será su capacidad de apertura, flexibilidad y adaptación las que marcaran la diferencia entre el éxito o el fracaso, entre lo común o lo extraordinario.





BIBLIOGRAFÍA
Randall Ramírez. Los desafíos del Gerente de Proyectos en la selección de personal. Obtenido el 05 de noviembre de la página http://randallramirezs.wordpress.com/2011/10/02/los-desafios-del-gerente-de-proyectos-en-la-seleccion-de-personal/

domingo, 30 de octubre de 2011

ensayo


Con el tema que se tratará en el presente trabajo se desea realizar un análisis comparativo de las principales ideas que desarrolla el capítulo de Gestión de Recursos Humanos del Proyecto de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos elaborado por el Project Management Institute en su cuarta edición y el capítulo de Recursos Humanos, elaborado por Pablo Lledó en su libro Director profesional de proyectos: como aprobar el PMP® sin morir en el intento.
Como bien lo menciona Pablo Lledó en la página 239 “Las personas serán las que harán realidad un proyecto exitoso y de allí la importancia de saber liderarlos, motivarlos y retribuirlos de manera apropiada[1], estas ideas establecen la importancia que tiene para un director de proyectos comprender de forma adecuada el proceso de gestión de recursos humanos y de allí se desprende la utilidad de establecer una comparación entre ambas literaturas, pues el resultado esperado será un director de proyectos con amplios conocimientos.
Para realizar la comparación entre ambos documentos primero se hará referencia a las similitudes, luego se ahondará en las diferencias y finalmente se hará una síntesis de las principales ideas.
Al realizar una lectura detallada de ambos documentos, se pudo determinar que no se contradicen, todo lo contrario, un texto puede complementar al otro, ya que ambos siguen un mismo hilo conductor y explican de forma clara el proceso de gestión de recursos humanos. 
De forma general se mencionaran las principales similitudes:
·         Ambos capítulos describen cuatro procesos distribuidos en los grupos de procesos de planeación y ejecución.
·         En ambas literaturas los procesos son los mismos: 1. Desarrollar el plan de recursos humanos. 2. Adquirir el equipo. 3. Desarrollar el equipo. 4. Gestionar el equipo o dirigir el equipo del proyecto.
·         En ambas literaturas el contenido está ordenado de acuerdo a entradas, herramientas y salidas.
De forma más específica se establece el siguiente cuadro comparativo de similitudes.



Cuadro 1.

Por medio del anterior análisis se confirma que las similitudes entre los documentos comparados son muchas, de hecho, ambos documentos siguen un mismo orden de ideas.
Sin embargo sí se pueden encontrar algunas diferencias, cabe aclarar que dichas diferencias son básicamente en cuanto a la profundización de los temas, otro aspecto que destaca es en el uso de prácticas para reafirmar los conceptos, esta es la diferencia destacable entre ambos textos.
A continuación por medio de un cuadro se realizará un detalle de las principales diferencias presentes.



Este análisis evidencia que las concordancias son mayores que las diferencias, las cuales no se dan en la forma como se aborda el tema, sino en la profundidad, como se indicó.
Siendo de esta forma, es posible establecer conclusiones comunes sobre el tema  de gestión de recursos humanos para los proyectos, las siguientes son las conclusiones encontradas:
·         La gestión de recursos humanos es un aspecto que transciende organigramas, diagramas, planillas de cálculos y planes, tiene además que ver con aspectos de la personalidad de cada empleado, abarcando incluso temas como la psicología, motivación, liderazgo, inteligencia emocional.
·         En ocasiones suele verse o etiquetarse la realización de eventos de tipo social para los empleados como un gasto innecesario que más bien suele incentivar la vagancia, sin embargo la creación de conexiones por medio de relaciones en el trabajo como las descritas, son fundamentales para comprender aspectos como los políticos que rodean a la organización y al proyecto en particular.
·         El tema de las recompensas es muy importante para influir en un adecuado desempeño del recurso humano, pero debe darse tanta importancia a las recompensas tipo monetarias como a las no monetarias, tales como decir gracias, recomendar ascensos, notificar sobre el buen desempeño, viajes, capacitaciones, entre otros. Lo que se recomienda es que estos premios o incentivos estén asociados a la superación de objetivos y una recompensa sólo es eficaz si satisface una necesidad importante.
·         Las recompensas tipo ganar-perder pueden perjudicar las relaciones de trabajo y la motivación de los demás empleados, por lo que es necesario recompensar comportamientos que todos pueden lograr.
·         Hay diferentes tipos de liderazgo y su utilidad práctica depende en gran medida de las características particulares de las personas a las que impacta, de allí la importancia de conocer y estudiar el comportamiento de cada miembro del equipo del proyecto, para utilizar la forma de liderazgo más eficaz y eficiente.
·         Se destaca el conflicto como una oportunidad de mejorar, y la mejor forma de resolverlos es por medio de la confrontación.

El análisis comparativo realizado ha permitido sintetizar la importancia de la gestión de recursos humanos en los proyectos así como la comprensión de los principales elementos que la componen. Finalmente se considera de utilidad realizar un mapa conceptual de este proceso, por medio del cual se ilustrará paso a paso.



[1] LLEDO, Pablo. Director Profesional de Proyectos: como aprobar el PMP® sin morir en el intento. 2a ed. – Victoria, BC, Canadá: el autor, 2009.


sábado, 16 de abril de 2011

Mi práctica con los proyectos, aplicado a mi boda, aspectos y habilidades que debo mejorar

Rebeca María Jara Jiménez
Al inicio de este curso pensaba que mi experiencia con los proyectos era nula, incluso me costaba visualizar de forma clara el concepto de proyecto aplicado a la vida diaria, sin embargo conforme hemos revisado el material de apoyo para el estudio de la maestría y conforme nos hemos enriquecido con ejemplos de los demás compañeros, me doy cuenta que la vida diaria está llena de ejemplos, que incluso la administración de proyectos se ha venido desarrollando desde mucho tiempo atrás, ejemplo de ello nos lo dan obras tan maravillosas como las Pirámides de Egipto o los Jardines Colgantes de Babilonia, obras que aun hoy no dejan de maravillarnos, ahora me es más claro reconocer que estas grandiosas construcciones no cayeron del cielo, ni son obra de seres extraterrestres, sino que son fruto del trabajo ordenado y planificado de hombres y mujeres de tiempos pasados.
Hace un mes emprendimos juntos un proyecto, cuyo producto vamos moldeando día con día y nos facilita la comprensión y aplicación de los conocimientos adquiridos a nuestra vida y a las empresas para las cuales laboramos.
Mi práctica con los proyectos la vi reflejada hace casi dos años, cuando mi novio (actualmente mi esposo)  y yo, iniciamos la preparación de nuestra boda, decidimos primero cumplir con uno de los requisitos más difíciles, el cual era hacer la catequesis prematrimonial,  pero al no haber investigado mucho sobre éste, íbamos prejuiciados, pues los comentarios recibidos por parte de otras personas siempre eran negativos, la sorpresa fue que para ambos fueron cuatro días de gran provecho y más aún terminamos formando parte del grupo de preparación, el error que cometimos fue no realizar una investigación por nuestra cuenta y conformarnos con lo que algunas personas habían experimentado.
Para ese entonces no teníamos definida la fecha de la boda, por lo que en los meses siguientes nos dimos a la tarea de escoger una fecha basado sobre todo en el hecho de no disponer de  mucho tiempo para la luna de miel, entonces vimos en la Semana Santa del 2010 una linda fecha para casarnos, así que la fecha establecida fue 27 de marzo del 2010. Ya para ese momento sentíamos que la tarea no era nada fácil, y ahora creo que esa fue la parte más sencilla, pues lo que hacía falta era mucho e implicó un gran esfuerzo de parte ambos.
Lo siguiente fue contratar un catering service, para esto definimos un presupuesto y la persona se ajustó, de acurdo al menú escogido, en realidad esta parte fue relativamente fácil, lo difícil fue que al mismo tiempo tuvimos que hacer muchas cosas, entre ellas definir una Iglesia y este sí fue un punto complicado ya que por una parte, estaba mi familia, toda de San Ramón, por otra parte la de mi novio, toda de Heredia, esto nos obligó a analizar no sólo el lugar de la boda, sino el medio de transporte y la hora ideal, finalmente aunque lo que más nos convenía por presupuesto era San Ramón y celebrar la boda en la mañana, llegamos a la conclusión de que mi familia tomaría trasladarse hasta Heredia como un paseo, pues nosotros les facilitaríamos un medio de transporte, en cambio si la decisión era casarnos en San Ramón muchos de los invitados de mi novio no nos acompañarían, y uno de nuestros principales objetivos era que la mayor parte de nuestras familias y amigos nos acompañaran.
 Resumidamente, lo siguiente fue escoger mi vestido, cosa nada fácil, debido a que queríamos casarnos bajo un tema típico costarricense, pero yo no quería vestir un traje típico común, sino una versión adaptada a una boda, por su parte mi novio tendría que llevar un traje parecido, terminamos trabajando con un costurera que conocimos por internet, la cual desde el primer momento tuvo una gran disposición para ayudarnos y ella nos haría ambos trajes, así que no corríamos el riesgo de vernos como si fuésemos a bodas distintas. El siguiente reto fue encontrar un lugar para la recepción, lugar que debía cumplir con una serie de requisitos como ser espacioso, tener parqueo, además facilidad para las actividades de la celebración, finalmente, después de consultar en hoteles y salones, escogimos una quinta cerca de la iglesia; el único problema que vimos en ese momento era que aunque la zona verde era amplia y muy linda, no había un salón grande, de acuerdo a la cantidad de invitados, por lo que nos vimos en la obligación de contratar un toldo gigante, esto junto con la contratación del bus que trasladaría a mi familia, nos elevó el presupuesto, a grandes rasgos estos fueron los detalles que más trabajo nos dieron para la preparación de la boda, pero qué ¿ paso el día 27 de marzo?
El primer inconveniente al que debimos enfrentarnos fue a colocar todas las mesas alquiladas y la mantelería, pues no tomamos en cuenta que este era un monto extra para la empresa que nos alquiló todos estos implementos, así que el día anterior en la noche y el mismo día en la mañana estábamos colocando mesas y manteles. El segundo detalle con el que no contábamos, fue la llegada tardía de algunos invitados claves, como los padrinos, los cuales se retrasaron unos 20 minutos, otro que también llegó un poquito tarde fue el Padre, lo que sí debo resaltar es que la novia llegó a tiempo. Pero a pesar de estos inconvenientes, la boda se llevó a cabo bajo el orden y la emotividad esperados.
En la recepción las cosas salieron bien, pero pudieron haber salido mejor, hubo tres detalles que nos pusieron a correr, el primero que la capacidad eléctrica de la quinta no era la adecuada y cuando en la cocina se encendían las ollas y demás utensilios, en el toldo nos quedamos sin fluido eléctrico, el otro detalle, fue que la comida se retrasó, el dato que no les he contado, es que los dueños del caterig y nuestros padrinos eran los mismos, así que comprenderán por qué llegaron tarde a la boda y por qué la comida no salió a tiempo, el último contra tiempo, que estoy segura que todos lo habrán adivinado, fue por supuestos que el cronograma de actividades se nos corrió y la hora de finalización no fue la esperada, las actividades estaban programadas para iniciar a las tres de la tarde y finalizar a las cinco y cuarenta y cinco , aprovechando la luz natural, la realidad fue que todos terminamos cenando a la luz de los celulares, ya que no tomamos previsiones por si nos quedamos sin luz. A pesar de estos aspectos que no salieron como lo queríamos, nuestra percepción de toda la boda fue muy positiva.
Ahora, qué aspectos de acuerdo a esta experiencia puedo mejorar?
Lo primero que debo reconocer es que este proyecto careció de un chárter, aunque efectivamente la boda se llevó a cabo, en el camino nos topábamos con problemas que no esperábamos y que en ese momento teníamos que decidir cómo enfrentar, esto es desgastante y realmente el día de nuestra boda, fuimos los últimos en cenar, cuando ya no estaba casi nadie, esto pudo haber sido evitado, si desde el inicio hubiésemos tomado previsiones de las situaciones que podríamos enfrentar, es posible que la mayoría de las personas piensen que una boda no amerita una documentación formal, pero esta celebración es todo un proyecto, prueba de ello es que hay personas que prefieren dejar toda la organización en manos de terceros, ya que hay personas que viven de organizar eventos como estos.
Otro aspecto que pudimos haber realizado de mejor forma, es el relacionado con las adquisiciones, como les comenté, uno de los principales inconvenientes que enfrentamos ese día fue que nuestros padrinos eran también los dueños del catering, pero nunca pensamos que ambos papeles en algún momento podrían chocar, lo cual sí sucedió,  y puso en riesgo nuestros planes, por suerte para nosotros, el Sacerdote fue paciente y esperó a que llegaran nuestros padrinos, pero ahora que analizo los hechos, me doy cuenta que la realidad podría haber sido muy diferente para nosotros.
El retraso en la Iglesia impactó la programación del resto de actividades, lo cual tampoco había sido previsto, lo que comprometió la calidad esperada.
 Este primer curso de la maestría, me ha permitido descubrir que la Administración de Proyectos la podemos aplicar todos los días, en muchas de nuestras actividades,  no solamente una boda es un ejemplo de un proyecto, incluso una decisión tan común como salir de compras puede ser objeto de la aplicación las buenas prácticas que establece el Project Management Institute y que definitivamente son la clave entre el éxito y el fracaso de un plan.
En la Universidad para la Cooperación Internacional (UCI), veo todos los días al equipo de proyectos trabajando en pro de los valores y objetivos de la empresa, tiene características de una organización matricial equilibrada, además de poseer un gran manejo de características multiculturales, pues el personal de la organización se caracteriza por estar conformado por diferentes nacionalidades, lo que podría representar una desventaja, sin embargo en la universidad es visto y aprovechado como una gran oportunidad, que aumenta la probabilidad de éxito de los proyectos, trabajar en la UCI representa para mí una gran oportunidad, pues día a día crezco en conocimientos.