Mi práctica con los proyectos, aplicado a mi boda, aspectos y habilidades que debo mejorar

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Rebeca María Jara Jiménez

Al inicio de este curso pensaba que mi experiencia con los proyectos era nula, incluso me costaba visualizar de forma clara el concepto de proyecto aplicado a la vida diaria, sin embargo conforme hemos revisado el material de apoyo para el estudio de la maestría y conforme nos hemos enriquecido con ejemplos de los demás compañeros, me doy cuenta que la vida diaria está llena de ejemplos, que incluso la administración de proyectos se ha venido desarrollando desde mucho tiempo atrás, ejemplo de ello nos lo dan obras tan maravillosas como las Pirámides de Egipto o los Jardines Colgantes de Babilonia, obras que aun hoy no dejan de maravillarnos, ahora me es más claro reconocer que estas grandiosas construcciones no cayeron del cielo, ni son obra de seres extraterrestres, sino que son fruto del trabajo ordenado y planificado de hombres y mujeres de tiempos pasados.

Hace un mes emprendimos juntos un proyecto, cuyo producto vamos moldeando día con día y nos facilita la comprensión y aplicación de los conocimientos adquiridos a nuestra vida y a las empresas para las cuales laboramos.

Mi práctica con los proyectos la vi reflejada hace casi dos años, cuando mi novio (actualmente mi esposo)  y yo, iniciamos la preparación de nuestra boda, decidimos primero cumplir con uno de los requisitos más difíciles, el cual era hacer la catequesis prematrimonial,  pero al no haber investigado mucho sobre éste, íbamos prejuiciados, pues los comentarios recibidos por parte de otras personas siempre eran negativos, la sorpresa fue que para ambos fueron cuatro días de gran provecho y más aún terminamos formando parte del grupo de preparación, el error que cometimos fue no realizar una investigación por nuestra cuenta y conformarnos con lo que algunas personas habían experimentado.

Para ese entonces no teníamos definida la fecha de la boda, por lo que en los meses siguientes nos dimos a la tarea de escoger una fecha basado sobre todo en el hecho de no disponer de  mucho tiempo para la luna de miel, entonces vimos en la Semana Santa del 2010 una linda fecha para casarnos, así que la fecha establecida fue 27 de marzo del 2010. Ya para ese momento sentíamos que la tarea no era nada fácil, y ahora creo que esa fue la parte más sencilla, pues lo que hacía falta era mucho e implicó un gran esfuerzo de parte ambos.

Lo siguiente fue contratar un catering service, para esto definimos un presupuesto y la persona se ajustó, de acurdo al menú escogido, en realidad esta parte fue relativamente fácil, lo difícil fue que al mismo tiempo tuvimos que hacer muchas cosas, entre ellas definir una Iglesia y este sí fue un punto complicado ya que por una parte, estaba mi familia, toda de San Ramón, por otra parte la de mi novio, toda de Heredia, esto nos obligó a analizar no sólo el lugar de la boda, sino el medio de transporte y la hora ideal, finalmente aunque lo que más nos convenía por presupuesto era San Ramón y celebrar la boda en la mañana, llegamos a la conclusión de que mi familia tomaría trasladarse hasta Heredia como un paseo, pues nosotros les facilitaríamos un medio de transporte, en cambio si la decisión era casarnos en San Ramón muchos de los invitados de mi novio no nos acompañarían, y uno de nuestros principales objetivos era que la mayor parte de nuestras familias y amigos nos acompañaran.

 Resumidamente, lo siguiente fue escoger mi vestido, cosa nada fácil, debido a que queríamos casarnos bajo un tema típico costarricense, pero yo no quería vestir un traje típico común, sino una versión adaptada a una boda, por su parte mi novio tendría que llevar un traje parecido, terminamos trabajando con un costurera que conocimos por internet, la cual desde el primer momento tuvo una gran disposición para ayudarnos y ella nos haría ambos trajes, así que no corríamos el riesgo de vernos como si fuésemos a bodas distintas. El siguiente reto fue encontrar un lugar para la recepción, lugar que debía cumplir con una serie de requisitos como ser espacioso, tener parqueo, además facilidad para las actividades de la celebración, finalmente, después de consultar en hoteles y salones, escogimos una quinta cerca de la iglesia; el único problema que vimos en ese momento era que aunque la zona verde era amplia y muy linda, no había un salón grande, de acuerdo a la cantidad de invitados, por lo que nos vimos en la obligación de contratar un toldo gigante, esto junto con la contratación del bus que trasladaría a mi familia, nos elevó el presupuesto, a grandes rasgos estos fueron los detalles que más trabajo nos dieron para la preparación de la boda, pero qué ¿ paso el día 27 de marzo?

El primer inconveniente al que debimos enfrentarnos fue a colocar todas las mesas alquiladas y la mantelería, pues no tomamos en cuenta que este era un monto extra para la empresa que nos alquiló todos estos implementos, así que el día anterior en la noche y el mismo día en la mañana estábamos colocando mesas y manteles. El segundo detalle con el que no contábamos, fue la llegada tardía de algunos invitados claves, como los padrinos, los cuales se retrasaron unos 20 minutos, otro que también llegó un poquito tarde fue el Padre, lo que sí debo resaltar es que la novia llegó a tiempo. Pero a pesar de estos inconvenientes, la boda se llevó a cabo bajo el orden y la emotividad esperados.

En la recepción las cosas salieron bien, pero pudieron haber salido mejor, hubo tres detalles que nos pusieron a correr, el primero que la capacidad eléctrica de la quinta no era la adecuada y cuando en la cocina se encendían las ollas y demás utensilios, en el toldo nos quedamos sin fluido eléctrico, el otro detalle, fue que la comida se retrasó, el dato que no les he contado, es que los dueños del caterig y nuestros padrinos eran los mismos, así que comprenderán por qué llegaron tarde a la boda y por qué la comida no salió a tiempo, el último contra tiempo, que estoy segura que todos lo habrán adivinado, fue por supuestos que el cronograma de actividades se nos corrió y la hora de finalización no fue la esperada, las actividades estaban programadas para iniciar a las tres de la tarde y finalizar a las cinco y cuarenta y cinco , aprovechando la luz natural, la realidad fue que todos terminamos cenando a la luz de los celulares, ya que no tomamos previsiones por si nos quedamos sin luz. A pesar de estos aspectos que no salieron como lo queríamos, nuestra percepción de toda la boda fue muy positiva.

Ahora, qué aspectos de acuerdo a esta experiencia puedo mejorar?

Lo primero que debo reconocer es que este proyecto careció de un chárter, aunque efectivamente la boda se llevó a cabo, en el camino nos topábamos con problemas que no esperábamos y que en ese momento teníamos que decidir cómo enfrentar, esto es desgastante y realmente el día de nuestra boda, fuimos los últimos en cenar, cuando ya no estaba casi nadie, esto pudo haber sido evitado, si desde el inicio hubiésemos tomado previsiones de las situaciones que podríamos enfrentar, es posible que la mayoría de las personas piensen que una boda no amerita una documentación formal, pero esta celebración es todo un proyecto, prueba de ello es que hay personas que prefieren dejar toda la organización en manos de terceros, ya que hay personas que viven de organizar eventos como estos.

Otro aspecto que pudimos haber realizado de mejor forma, es el relacionado con las adquisiciones, como les comenté, uno de los principales inconvenientes que enfrentamos ese día fue que nuestros padrinos eran también los dueños del catering, pero nunca pensamos que ambos papeles en algún momento podrían chocar, lo cual sí sucedió,  y puso en riesgo nuestros planes, por suerte para nosotros, el Sacerdote fue paciente y esperó a que llegaran nuestros padrinos, pero ahora que analizo los hechos, me doy cuenta que la realidad podría haber sido muy diferente para nosotros.

El retraso en la Iglesia impactó la programación del resto de actividades, lo cual tampoco había sido previsto, lo que comprometió la calidad esperada.

 Este primer curso de la maestría, me ha permitido descubrir que la Administración de Proyectos la podemos aplicar todos los días, en muchas de nuestras actividades,  no solamente una boda es un ejemplo de un proyecto, incluso una decisión tan común como salir de compras puede ser objeto de la aplicación las buenas prácticas que establece el Project Management Institute y que definitivamente son la clave entre el éxito y el fracaso de un plan.

En la Universidad para la Cooperación Internacional (UCI), veo todos los días al equipo de proyectos trabajando en pro de los valores y objetivos de la empresa, tiene características de una organización matricial equilibrada, además de poseer un gran manejo de características multiculturales, pues el personal de la organización se caracteriza por estar conformado por diferentes nacionalidades, lo que podría representar una desventaja, sin embargo en la universidad es visto y aprovechado como una gran oportunidad, que aumenta la probabilidad de éxito de los proyectos, trabajar en la UCI representa para mí una gran oportunidad, pues día a día crezco en conocimientos.