“La principal habilidad de un DP es saber comunicar. No importa qué título tengas y en qué profesión te hayas especializado, si no aprendes a comunicar de manera efectiva no conseguirás proyectos exitosos”.[1]
Con este párrafo, se hace referencia a la importancia de la comunicación entre los seres humanos, pues las diferencias y desacuerdos se originan en la falta de entendimiento entre las personas. La comunicación exige algo más que intercambio de ideas; también es un intercambio de sentimientos, de actitudes, y de emociones.
La comunicación exige además que se tomen en cuenta algunos aspectos como:
· Elegir el lugar y el momento adecuados
· Cuidar la comunicación no verbal
· Ser breve.
· Evitar las generalizaciones
· Ser específico.
· No hablar del pasado.
· No ir acumulando emociones negativas sin comunicarlas
· Discutir los temas de uno en uno
Y a la vez presenta una serie de barreras que dificultan las comunicaciones:
· Falta de conocimiento mutuo.
· Cansancio.
· Pocos intereses en común.
· No saber escuchar.
· Preocupaciones y estados nerviosos.
· Miedo a la reacción del otro.
Específicamente hablando sobre la comunicación en los proyectos, ésta puede concretar o deshacer proyectos. Los administradores de proyectos tienen la responsabilidad de construir modelos de comunicación sólida para la consecución de los objetivos planteados, vistos éstos como alcanzar los requerimientos de los interesados, con la calidad requerida, bajo el presupuesto establecido, en el tiempo establecido.
El ambiente en el que se desenvuelven actualmente los proyectos dificulta aún más las comunicaciones, pues aunque la tecnología permite traspasar barreras como la distancia, también trae consigo dificultades que tiene que ver con la multicultura, la cual es un reto que obliga al establecimiento de un modelo de comunicación global, cuyos objetivos son:
- Proporcionar comunicación precisa y concisa
- Involucrar a todos los stakeholders necesarios y mantener contacto regularmente para mantener transparencia durante todas las transacciones.
- Tener canales claros de comunicación con roles y responsabilidades bien definidas.
- Facilitar revisiones y retroalimentación de las entregas de proyectos y el rendimiento del proyecto ya sea interna o externamente.
- Aclarar dudas, superar desafíos y prevenir riesgos que afecten al proyecto
- Crear una relación de confianza entre las partes.
- Entrenar, motivar y asesorar los equipos del proyecto.
Ahora bien, al realizar una comparación del abordaje que le da a este tema el Project Management Institute en la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, en su cuarta edición con respeto a Paul Leido en su libro Director profesional de proyectos: como aprobar el PMP® sin morir en el intento en su segunda edición, es relevante antes mencionar que desde el punto de vista de estructura Lledó claramente expresa, al inicio de su obra, que está basada en la Guía del PMBOK, por lo que la estructura general es muy similar.
La principal diferencia que se puede mencionar entre ambas obras, no tiene que ver con el contenido, sino con el enfoque, pues la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos es el compendio de las buenas prácticas generalmente aceptadas para la dirección de proyectos, mientras Lledó le da un enfoque pedagógico y por ello incorpora elementos como tips, consejos, ejercicios, preguntas rápidas.
Como ya se mencionó en cuanto a contenido ambas obras abordan el tema de una forma muy similar y se destaca como su principal similitud el alcance del tema, en el cual se describen los cinco procesos de la gestión de las comunicaciones, los cuales son:
· Identificar a los interesados
· Planificar las comunicaciones
· Distribuir la información
· Gestionar las expectativas de los interesados
· Informar el desempeño
Pero para hacer un mejor análisis de la forma como se estudia dicho tema en ambos textos, se hará una comparación por medio de cuadros, en los cuales se señalan sus similitudes y diferencias.
Identificar a los interesados
Planificar las comunicaciones.
Distribuir la información
Gestionar las expectativas de los interesados
Informar el desempeño
A modo de conclusiones es substancial referirse a la importancia de abordar a tiempo las inquietudes de los interesados a fin de anticipar a problemas futuros, lo cual permite hacer una evaluación anticipada de los riegos, a fin de evitar que se presenten en el proyecto.
La gestión activa de las expectativas disminuye el riesgo de que el proyecto no alcance sus objetivos.
Otro aspecto que no puede pasar por alto tiene que ver con la planificación, es así como menciona Lledó que: “No deberíamos comenzar a comunicar sobre la marcha, planificar las comunicaciones en forma eficiente es ser proactivo”.
La Guía de PMBOK, menciona al respecto que una planificación incorrecta de las comunicaciones conducirá a problemas tales como demoras en la entrega de mensajes, la comunicación de información sensible a la audiencia equivocada o falta de comunicación con algunos de los interesados involucrados.
De allí que como administradores de proyectos debemos tratar este tema con la importancia debida, pues la diferencia entre el éxito o el fracaso en los proyectos puede ser la comunicación.
Bibliografía.
Ángel A. Marcuello García. HABILIDADES DE COMUNICACIÓN: Técnicas para la Comunicación Eficaz. Obtenido el 12 de noviembre de la página http://www.psicologia-online.com/monografias/5/comunicacion_eficaz.shtml
P. Felipe. La importancia de la comunicación. Obtenido el 11 se noviembre de la página http://es.catholic.net/celebraciones/119/64/articulo.php?id=10692
Suresh Malladi. Fomentando la Comunicación del Proyecto -
Es planeación, proceso y gente. Obtenido el 11 de noviembre de la página http://www.liderdeproyecto.com/articulos/fomentando_la_comunicacion_del_proyecto.html
Es planeación, proceso y gente. Obtenido el 11 de noviembre de la página http://www.liderdeproyecto.com/articulos/fomentando_la_comunicacion_del_proyecto.html
[1] Paul Leido Director profesional de proyectos: como aprobar el PMP® sin morir en el intento. 2a ed. – Victoria, BC, Canadá: el autor, 2009.
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