domingo, 20 de noviembre de 2011

LA FORMACIÓN DE EQUIPOS DE ALTO DE DESEMPEÑO Y MI CASA


"Formando Equipos de Alto Desempeño: no perdemos, no empatamos, todos los partidos los ganamos".
Uno de los sueños infantiles más comunes de las niñas es vivir como una reina en un castillo, cuando niña yo también tuve este sueño. Una vez adulta me di cuenta que en la vida es importante soñar, pero más importante es saber construir los sueños en realidad.
En el camino a construir mis sueños, la vida me cruzo con el que hoy es mi esposo, pieza clave en mi equipo, con el cual trabajo hombro a hombro. Hoy ambos trabajamos en nuestro segundo gran proyecto, la construcción de nuestra casa.
Desde un inicio nos complementamos como un equipo de alto desempeño, especialmente porque teníamos el mismo objetivo en común, el cual es tener un techo propio, que le dé seguridad y tranquilidad a nuestra familia, así como en las empresas que logran desarrollar equipos de alto desempeño, tener un objetivo en común es un requisito indispensable, ya que garantiza que todos orientarán sus esfuerzos hacia el mismo rumbo.
Las metas que nos unen a ambos, nos han llevado a realizar sacrificios con la finalidad de llegar a alcanzarlas, pero lo que para muchos es un sacrificio, nosotros lo visualizamos como un paso muy importante hacia la felicidad y el bienestar, esto ha implicado sobre todo tiempos de ahorro, cero lujos, compras limitadas y pocos paseos, pero esto nos ha unido más y a la vez nos ha convencido más de seguir adelante; igualmente los equipos de alto desempeño, están formados por personas que han tenido que superar pruebas, quizás cambios que en algún momento, han atentado contra su seguridad, pero que al superar dicha condición, el grupo se ha transformado, son más unidos y leales.
En la construcción de nuestra casa, se nos han presentado muchas situaciones y acontecimientos, que en algunos momentos hemos sentido que no somos capaces de resolver, sin embargo una de nuestras estrategias ha sido definir las fortalezas y debilidades de cada uno, lo que nos ha permito alternarnos para que el que posee mejores cualidades para resolver dicha situación, lidere y proponga alternativas, al igual que en este caso, en los equipos de alto desempeño, los miembros tienen características diferentes, las cuales aprovechan de la mejor forma en momentos oportunos, lo que les ayuda a ser más efectivos.
En este mismo sentido, debo resaltar como una de las habilidades que más hemos necesitado para seguir adelante, la de resolver conflictos, las situaciones a resolver han sido muchas y difíciles, incluso han comprometido el hecho de seguir adelante o no con nuestra casa, sobre todo en la primera etapa de financiamiento por parte de un banco, en la cual por un error de la ejecutiva que nos atendía, el crédito se vio afectado, en tan situación tuvimos que sacar a relucir nuestras mejores cualidades de negociación y proponer una solución viable tanto para nosotros como para el banco, la cual fue aceptada; esta es una realidad del día a día de los equipos de alto desempeño, la resolución de conflictos se presenta en muchas y diversas oportunidades y al contrario de representar una amenaza, es una oportunidad de fortalecer las relaciones interpersonales de los miembros que lo conforman. Pablo Lledó indica:
“La gestión de los conflictos es una de las cualidades más importantes que debe tener el DP. Los conflictos son inevitables y si esas opiniones contrapuestas son bien manejadas, puede ser algo positivo para el proyecto, ya que habrá mayor creatividad y productividad”

Parte de las experiencia que hemos tenido, también nos han llevado a tomar decisiones difíciles para ambos, una de estas decisiones fue la de determinar no trabajar con un amigo, pues nos habían llegado malos comentarios sobre su trabajo, esta no fue una decisión fácil, tuvimos que investigar, escuchar más opiniones y aun así no era una decisión fácil, porque se trataba de una persona con la que habíamos compartido en muchas oportunidades y a la que le tenemos mucha estima. Decidimos enfrentarlo y hacerle saber todas las cosas que sabíamos sobre su trabajo, no se puede negar que el momento fue muy difícil e incluso triste, pero el profesionalismo de ambas partes nos ayudó a comprender que la mejor decisión en ese momento era terminar la relación laboral, sin comprometer el proyecto de construir nuestra casa ni la amistad, porque ante todo prevaleció la honestidad; en los equipos de proyectos, muchas veces los gerentes deben enfrentar decisiones como ésta, para que el resto del grupo no se vea afectado ya sea por una mala actitud de la persona que se va a separar del equipo o simplemente, porque esta persona no cumplió con las expectativas, separar a un colaborador nunca representa algo cómodo de hacer, pero debe tomarse esta determinación en el momento oportuno, impidiendo que las raíces del problema sean profundas e imposibles de extraer.
Ya en el proceso de construcción, una de las habilidades que más efectivamente debemos utilizar es la comunicación e inteligencia emocional, resulta que la construcción es liderada por un maestro de obras muy competente, pero al cual no le gustan los cambios, pero precisamente, los cambios son pan de casi todos los días, aunque hay un plano el cual es la base que guía sobre todo la estructura y diseño de la casa, cuando se trata de cosas como la estética, la iluminación y las formas, nosotros queremos lo mejor, muchas veces nos inspiramos en consejos, otras veces en revistas y le comunicamos nuestros deseo de cambio, con la sorpresa de que a nuestro maestro de obras no le gusta realizar dichos cambio e incluso estas peticiones lo sacan de sus casillas fácilmente, es aquí donde la inteligencia emocional de mi esposo ha triunfado, él ha sabido  comunicarse de una forma en la cual lo ha hecho sentir, al maestro de obras, comprendido y apoyado y la actitud de inmediato ha cambiado, transformándose en un aliado clave para nuestra satisfacción,  de forma simplista, podríamos haber optado por ponernos en las mismas condiciones que él, y el resultado serían desacuerdos, malos entendidos, peleas y mal ambiente. En las empresas que cuentan con equipos de alto desempeño, una de las principales características de sus líderes es la comunicación efectiva, aunado a la inteligencia emocional, condición necesaria para administrar de forma efectiva las relaciones interpersonales del equipo.
En la etapa final en la cual nos encontramos, hemos aprendido a celebrar nuestros logros, porque hemos comprendido que de forma separada nuestras capacidades son más limitadas y que posiblemente sin el apoyo de uno para el otro, sin la solidaridad y la comprensión que existe, no podríamos haber llegado donde nos encontramos, conocemos nuestras cualidades y sabemos que hemos dado más del 100% y eso es para nosotros un motivo de orgullo y satisfacción, es este requisito indispensable en los equipos de proyectos, tiene la función de motivar y estimular al equipo, es una forma de unir a los integrantes y de revitalizarlos para continuar con nuevas energías en el camino a la meta.
Trabajar en con equipos de alto desempeño no sólo es necesario, sino satisfactorio, brinda la posibilidad de conocer nuevas y mejores formas de hacer las cosas, se logra hacer todo de forma satisfactoria, porque a la misma vez de ser una responsabilidad, se transforma en una privilegio, los administradores de proyectos, debemos enfocarnos a la formación de equipos de alto desempeño, como una manera de acercarse más al éxito en los proyectos.

domingo, 13 de noviembre de 2011

SINTESIS CAPITULOS 10 DEL LIBRO DIRECTOR PROFESIONAL DE PROYECTOS DE PABLO LLEDO Y LA GUIA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECIÓN DE PROYECTOS DEL PMI

La principal habilidad de un DP es saber comunicar. No importa qué título tengas y en qué profesión te hayas especializado, si no aprendes a comunicar de manera efectiva no conseguirás proyectos exitosos”.[1]

Con este párrafo, se hace referencia a la importancia de la comunicación entre los seres humanos, pues las diferencias y desacuerdos se originan en la falta de entendimiento entre las personas. La comunicación exige algo más que intercambio de ideas; también es un intercambio de sentimientos, de actitudes, y de emociones.
La comunicación exige además que se tomen en cuenta algunos aspectos como:
·         Elegir el lugar y el momento adecuados
·         Cuidar la comunicación no verbal
·         Ser breve.
·         Evitar las generalizaciones
·         Ser específico.
·         No hablar del pasado.
·         No ir acumulando emociones negativas sin comunicarlas
·         Discutir los temas de uno en uno

Y a la vez presenta una serie de barreras que dificultan las comunicaciones:
·         Falta de conocimiento mutuo.
·         Cansancio.
·         Pocos intereses en común.
·         No saber escuchar.
·         Preocupaciones y estados nerviosos.
·         Miedo a la reacción del otro.
Específicamente hablando sobre la comunicación en los proyectos, ésta puede concretar o deshacer proyectos. Los administradores de proyectos tienen la responsabilidad de construir modelos de comunicación sólida para la consecución de los objetivos planteados, vistos éstos como alcanzar los requerimientos de los interesados, con la calidad requerida, bajo el presupuesto establecido, en el tiempo establecido.
El ambiente en el que se desenvuelven actualmente los proyectos dificulta aún más las comunicaciones, pues aunque la tecnología permite traspasar barreras como la distancia, también trae consigo dificultades que tiene que ver con la multicultura, la cual es un reto que obliga al establecimiento de un modelo de comunicación global, cuyos objetivos son:
  • Proporcionar comunicación precisa y concisa
  • Involucrar a todos los stakeholders necesarios y mantener contacto regularmente para mantener transparencia durante todas las transacciones.
  • Tener canales claros de comunicación con roles y responsabilidades bien definidas.
  • Facilitar revisiones y retroalimentación de las entregas de proyectos y el rendimiento del proyecto ya sea interna o externamente.
  • Aclarar dudas, superar desafíos y prevenir riesgos que afecten al proyecto
  • Crear una relación de confianza entre las partes.
  • Entrenar, motivar y asesorar los equipos del proyecto.
Ahora bien, al realizar una comparación del abordaje que le da a este tema el Project Management Institute en la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, en su cuarta edición con respeto a Paul Leido en su libro Director profesional de proyectos: como aprobar el PMP® sin morir en el intento en su segunda edición, es relevante antes mencionar que desde el punto de vista de estructura Lledó claramente expresa, al inicio de su obra, que está basada en la Guía del PMBOK, por lo que la estructura general es muy similar.
La principal diferencia que se puede mencionar entre ambas obras, no tiene que ver con el contenido, sino con el enfoque, pues la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos es el compendio de las buenas prácticas generalmente aceptadas para la dirección de proyectos, mientras Lledó le da un enfoque pedagógico y por ello incorpora elementos como tips, consejos, ejercicios, preguntas rápidas.
Como ya se mencionó en cuanto a contenido ambas obras abordan el tema de una forma muy similar y se destaca como su principal similitud el alcance del tema, en el cual se describen los cinco procesos de la gestión de las comunicaciones, los cuales son:

·         Identificar a los interesados
·         Planificar las comunicaciones
·         Distribuir la información
·         Gestionar las expectativas de los interesados
·         Informar el desempeño

Pero para hacer un mejor análisis de la forma como se estudia dicho tema en ambos textos, se hará una comparación por medio de cuadros, en los cuales se señalan sus similitudes y diferencias.

Identificar a los interesados
  
Planificar las comunicaciones.


Distribuir la información

Gestionar las expectativas de los interesados


Informar el desempeño

A modo de conclusiones es substancial referirse a la importancia de abordar a tiempo las inquietudes de los interesados a fin de anticipar a problemas futuros, lo cual permite hacer una evaluación anticipada de los riegos, a fin de evitar que se presenten en el proyecto.
La gestión activa de las expectativas disminuye el riesgo de que el proyecto no alcance sus objetivos.
Otro aspecto que no puede pasar por alto tiene que ver con la planificación, es así como menciona Lledó que: “No deberíamos comenzar a comunicar sobre la marcha, planificar las comunicaciones en forma eficiente es ser proactivo”.
 La Guía de PMBOK, menciona al respecto que una planificación incorrecta de las comunicaciones conducirá a problemas tales como demoras en la entrega de mensajes, la comunicación de información sensible a la audiencia equivocada o falta de comunicación con algunos de los interesados involucrados.
De allí que como administradores de proyectos debemos tratar este tema con la importancia debida, pues la diferencia entre el éxito o el fracaso en los proyectos puede ser la comunicación.


Bibliografía.
Ángel A. Marcuello García. HABILIDADES DE COMUNICACIÓN: Técnicas para la Comunicación Eficaz. Obtenido el 12 de noviembre de la página http://www.psicologia-online.com/monografias/5/comunicacion_eficaz.shtml
P. Felipe. La importancia de la comunicación. Obtenido el 11 se noviembre de la página http://es.catholic.net/celebraciones/119/64/articulo.php?id=10692
Suresh Malladi. Fomentando la Comunicación del Proyecto -
Es planeación, proceso y gente. Obtenido el 11 de noviembre de la página http://www.liderdeproyecto.com/articulos/fomentando_la_comunicacion_del_proyecto.html






[1] Paul Leido Director profesional de proyectos: como aprobar el PMP® sin morir en el intento. 2a ed. – Victoria, BC, Canadá: el autor, 2009.

domingo, 6 de noviembre de 2011

LOS DESAFÍOS DEL GERENTE DE PROYECTOS EN LA SELECCIÓN DE PERSONAL

Al definir los proyectos como un esfuerzo temporal que se lleva cabo para crear un producto, servicio o resultado único, se hace referencia, de forma implícita al rol tan importante del recurso humano en la administración de proyectos, pues esta tarea aún no ha podido ser reemplazada por una máquina o avance tecnológico. Es decir, se parte del hecho de reconocer la relación inseparable que existe entre el ser humano y los proyectos, ya que éstos son parte de la naturaleza humana misma, han sido la forma en la cual por milenios ha organizado y ejecutado su avance. Por ejemplo las civilizaciones antiguas como la egipcia, de la cual la historia cuenta como sus grandes construcciones, que hoy nos llenan de admiración, fueron realizadas en su momento por diferentes faraones como parte de algún plan o ambición personal.
Pero esta relación tan estrecha entre los proyectos y las personas no exime de la existencia de múltiples desafíos para los administradores de proyectos, una de ellas se liga al proceso mismo de selección del personal idóneo.
Los principales desafíos que se presentan están ligados a las restricciones mismas de los proyectos, es decir alcance, tiempo, costo y calidad. Alcance, tiempo y calidad para escoger las personas adecuadas, que ayudaran a llevar el proyecto en el rumbo correcto, con la calidad esperada, en el tiempo esperado; para contratar las personas con estas competencias, se requiere invertir tiempo y recursos, los cuales para cada proyecto tienen un límite y es por eso este el primer desafío al que deben enfrentarse los gerentes de proyectos en la selección de personal.
Otro desafío importante al que se enfrentan es a la estructura de la organización. Si la estructura adoptada es funcional, el gerente de proyectos debe negociar con los gerentes funcionales por los mejores recursos humanos que necesita, dependiendo muchas veces de las relaciones que existan con estos gerentes funcionales y los resultados de la negociaciones o la misma disponibilidad de las personas, así serán los recursos humanos obtenidos para el proyecto. Si la estructura de la organización es proyectizada, los gerentes de proyectos deben compartir, negociar y hasta competir por los mejores recursos humanos contra otros gerentes de proyectos, cada uno tratará que su proyecto cuente con los mejores colaboradores y esto los llevará en ocasiones a no contribuir con otros gerentes.
 Al interior de la organización, además se debe tomar en cuenta aspectos como las políticas, normas, ambiente y cultura organizacional, éstos también pueden representar un desafío importante para la selección de personal, así por ejemplo al interior de la empresa se podrían presentar aspectos normativos de vestimenta o apariencia y que de alguna forma limite la contratación de personas que podrían tener mucha capacidad, pero que no cumplen con este requisito normativo. Otro ejemplo claro se da en las empresas del sector público las cuales deben apegarse a leyes y principios administrativos del sector público, en  los cuales la mayoría de veces los criterios prevalecientes tienen que ver con aspectos económicos, además de que en gran cantidad de ocasiones las contrataciones deben sacarse a concurso y cumplir con todos los requisitos que la administración pública establece, por lo que este aspecto representa un desafío para los administradores de proyectos, los cuales deben sobrepasarlos y contratar a las personas idóneas para el puesto.
Otros desafíos que no pueden pasarse por alto, tienen que ver con aspectos externos a la organización, como la capacidad de la fuerza laboral, la legislación en materia laboral, la cultura y multicultura, globalización, tecnología e incluso tendencias como la responsabilidad social empresarial. Basta con ver los periódicos a nivel nacional en los cuales una de las mayores quejas de las empresas costarricenses es que carecen de candidatos con una mayor capacitación técnica y dominio del inglés. En el documento  Mercado laboral y diálogo social en Costa Rica de la CEPAL en su página 11 cita: “Una de las vulnerabilidades asociadas con la economía global es que el empleo sigue siendo un bien escaso y sujeto a múltiples incertidumbres. La rapidez del cambio tecnológico, el desarrollo de estrategias empresariales más proactivas para enfrentar los cambios en el contexto, y la creciente deslocalización productiva, hace que los conocimientos adquiridos  se vuelvan obsoletos más rápidamente y que ciertos trabajadores pierdan sus empleos si no se tiene una orientación de educación para toda la vida”.
Los cambios asociados tanto a la tecnología como a la globalización, han creado una brecha generacional, la cual hoy se enfrenta al reto de reducirla, que a la misma vez es un desafío tanto para empresas en general en materia de contratación, como para los gerentes de proyectos quienes ven reducida la oferta de personal en el mercado por no contar con los conocimientos requeridos.
Pero sin duda alguna, el principal desafío que hoy enfrentan los administradores de proyectos tiene que ver con la aplicación de las herramientas y criterios para la selección de personal idóneo, bajo un modelo por competencias. Primero que nada es importante destacar que este modelo es integral, por lo que el primer desafío en su aplicación efectiva es la consistencia que debe existir entre lo que la empresa dice y lo que práctica, desde el más alto nivel, hasta el más bajo, es así como indica Martha Alicia Alles en el documento Perfil del puesto por competencia, página 1: “Si la empresa trabaja por competencias es necesario entrevistar y seleccionar en función de ellas”.
Ahora bien, el segundo desafío, en cuanto a la aplicación del modelo por competencias, es a la elaboración de un adecuado perfil por competencias, ya que es trascendental que esta actividad se realice de forma detallada y consciente y en este punto el aspecto fundamental es identificar las competencias dominantes de cada puesto, es decir aquellas más importantes, esto nos permitirá orientar de forma correcta las entrevistas que se realicen a los candidatos. Es en este punto donde se identifica el tercer desafió en la aplicación de este modelo de gestión por competencias para la selección de personal y tiene que ver con la entrevista misma, este es el momento cumbre en el cual ya sea que el mismo gerente del proyecto o por medio de la delegación de esta responsabilidad, se apliquen criterios adecuados, orientados especialmente a evitar que no se seleccione a una persona con potencial, basándose en una intuición o mera impresión, o por el contrario, evitar la selección de personal no apto para los fines del proyecto, para ello es vital que el entrevistador a cargo tome los insumos del perfil de puestos por competencias y prepare de forma profesional y consciente la entrevista. Por lo tanto se podría decir que este desafío se puede plantear como la necesidad de superar las barreras de lo subjetivo y la mera impresión, para aplicar de forma adecuada los criterios y herramientas de la selección basado en competencias, este es uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan los gerentes de proyectos.
Finalmente es imperante mencionar que en materia de selección de personal, los gerentes de proyectos deben enfrentarse a un mundo dinámico, en el cual la evolución va al ritmo de la ciencia y la tecnología, por ello deben ser personas proactivas, con gran capacidad de apertura al cambio y que hagan de estas condiciones una ventaja para los proyectos. Como bien es sabido hoy en día internet por medio de sus redes sociales le da a los gerentes una herramienta muy importante, en la cual pueden apoyarse para obtener beneficios para los proyectos, pero será su capacidad de apertura, flexibilidad y adaptación las que marcaran la diferencia entre el éxito o el fracaso, entre lo común o lo extraordinario.





BIBLIOGRAFÍA
Randall Ramírez. Los desafíos del Gerente de Proyectos en la selección de personal. Obtenido el 05 de noviembre de la página http://randallramirezs.wordpress.com/2011/10/02/los-desafios-del-gerente-de-proyectos-en-la-seleccion-de-personal/